7 Quy Trình Thực Hiện Một Sự Kiện

7 Quy Trình Thực Hiện Một Sự Kiện

1. Hình thành chủ đề (theme) cho Event
    Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
 
 
2. Viết chương trình (proposal)
    Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
 
 
3. Hoạch định
    Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
 
4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát
    Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
 
5. Tổ chức Event và theo dõi Event
    Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
 
6. Kết thúc Event, chuyển đồ đạc về kho (removal)
    Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
 
 
 
7. Họp rút kinh nghiệm
 Sau khi Event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
 
Bản Sắc Việt Teambuilding & Event tự hào là công ty tổ chức sự kiện, công ty Event tại Hà Nội uy tín , chất lượng hàng đầu. Chúng tôi được thành lập với mục tiêu đặt ra là mang đến cho khách hàng những “ DỊCH VỤ CHUYÊN NGHIỆP ” nhất. Bản Sắc Việt với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm cùng các nhân viên năng động, sáng tạo luôn đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Công Ty Cổ Phần Truyền Thông & Du Lịch Bản Sắc Việt

A : NO 27, 325 KIM NGUU STREET, HAI BA TRUNG DISTRICT, HA NOI, VIET NAM
T : (84 – 24): 35991.666 FAX: (84 – 4 ):35991.555
W : http://bsvteambuilding.com 

Đối tác

VN PAY
Eva de Eva
COMA 18
BV Thu Cúc
Sua
Vien dong
VCCI
amway
VN
vENGY
vinalines logistics