Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
 
Hội nghị khách hàng được đánh giá là sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đối thoại, liên kết, nắm bắt nhu cầu khách hàng, qua đó tăng cường hơn nữa sự gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng, mở ra cơ hội hợp tác lâu dài đối với khách hàng hiện tại và tạo môi trường thuận lợi thu hút các khách hàng tiềm năng.
Tuy nhiên, để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nên tham khảo những kinh nghiệm cần thiết từ khâu chuẩn bị cho đến lên kế hoạch chi tiết nhằm đạt được những mục đích đã đề ra.
 

XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN
 
Trước khi tổ chức sự kiện, bạn nên xác định chính xác mục đích của sự kiện là gì để có sự chuẩn bị phù hợp. Hầu hết các buổi hội nghị khách hàng đều nhằm mục đích chung là quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, khách hàng nhằm phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh.
Đó có thể là sự kiện để thu hút khách hàng, tri ân khách hàng, đối thoại để tìm hiểu nhu cầu khách hàng, hoặc tổ chức để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích trao đổi, thảo luận lấy ý kiến khách hàng để xây dựng hướng đi đúng đắn trong việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới. 
 

LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI
 
Dựa trên mục đích tổ chức sự kiện, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách mời thích hợp. Ngoài những khách hàng hiện có, danh sách khách mời không thể bỏ sót những khách hàng tiềm năng nằm trong đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, các đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông,… cũng là khách mời quan trọng.
 

 
Việc lên danh sách khách mời trong hội nghị khách hàng sẽ giúp thống kê được số lượng tham dự sự kiện để có sự chuẩn bị chu đáo và sắp xếp nội dung cho sự kiện được tốt hơn.
 
XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH
 
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện luôn luôn liệt kê đầy đủ những khoản chi cần thiết đế có thể cân nhắc mức chi phù hợp. Thông qua mục tiêu của sự kiện và lượng khách mời tham dự, bạn cần tính toán việc chi tiêu ngân sách thật hợp lý, sao cho hiệu quả đạt được phải tỉ lệ thuận với mức kinh phí đã bỏ ra.
 
CẦN KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
 
Địa điểm tổ chức trước hết cần đáp ứng đủ số lượng khách mời tham gia hội nghị khách hàng. Để làm tốt khâu này, bạn nên giành chút thời gian đến tận nơi xem xét đánh giá không gian của nơi diễn ra sự kiện có phù hợp với quy mô và ý nghĩa của sự kiện, vị trí có thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời hay không.
 
CHUẨN BỊ CHU ĐÁO CHO VIỆC THUYẾT TRÌNH
 
Để giai đoạn thuyết trình trong sự kiện diễn ra thuận lợi, yếu tố con người và kỹ thuật đóng vai trò rất quan trọng. Nên lựa chọn người thuyết trình có đầy đủ sự tự tin, có kỹ năng thuyết trình cần thiết, biết cách thu hút sự chú ý của khách mời. Người thuyết trình cần lựa chọn chủ đề thuyết trình đi liền với mục tiêu của sự kiện và nội dung thuyết trình phải bám sát chủ đề đã chọn. Bên cạnh đó, người thuyết trình cần được chuẩn bị tài liệu thuyết trình, trang phục và quà tặng phù hợp.
 

 
Về thiết bị kỹ thuật phục vụ khâu thuyết trình, cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, loa, micro (cần có thêm micro dự phòng), máy ảnh, máy quay, hình ảnh, video để trình chiếu trong sự kiện,… Đặc biệt, bộ phận kỹ thuật phải phối hợp đồng bộ, ăn ý với người thuyết trình để đảm bảo không xảy ra sai sót.
 
CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG
 
Trong mỗi hội nghị khách hàng đều có phần trao quà cho khách mời, các nhà tài trợ, các đơn vị truyền thông và các đại biểu tham dự. Bạn có thể chọn quà tặng là kỷ niệm chương, hiện vật, hiện kim có in logo của công ty mình, phiếu sử dụng sản phẩm miễn phí, phiếu mua hàng giảm giá,..
 
Ngoài những phần quà giành tặng người tham dự, bạn nên tổ chức xen kẽ một vài trò chơi, hoặc tổ chức bốc thăm trao quà để làm “nóng” không khí của sự kiện.
 
LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
 
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có thể tự tổ chức được hội nghị khách hàng, nhưng điều này sẽ khiến doanh nghiệp không đánh giá, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện. Vì vậy, hãy nhờ đến các các công ty tổ chức sự kiện uy tín đảm nhận việc xây dựng kế hoạch, quy trình diễn ra sự kiện.
Các tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, biết cách sắp xếp quy trình diễn ra sự kiện hợp lý, khả năng thiết kế nội dung đầy đủ, chặt chẽ và khoa học, nhằm đảm bảo thành công cho sự kiện, tạo được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Bản Sắc Việt Travel & Event là một trong những công ty hàng đầu tại thủ đô Hà Nội cũng như trên cả nước trong việc tổ chức các:  chương trình sự kiện, hội nghị khách hàng, tiệc cuối năm, kỉ niệm thành lập công ty...


Mọi chi tiết xin liên hệ: Công ty Cổ Phần Truyền Thông & Du Lịch Bản Sắc Việt
Văn phòng tại Hà Nội :27/325 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Số điện thoại: 04.35991666- 0944.28.38.48- 0888.529.392
Nguồn Bản Sắc Việt
 

Đối tác

VN PAY
Eva de Eva
COMA 18
BV Thu Cúc
Sua
Vien dong
VCCI
amway
VN
vENGY
vinalines logistics